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PDF 목차 추가, 직접 해보고 알게 된 점들

@137god22026. 5. 18. 05:24

"PDF 파일에 목차를 넣고 싶은데 어떻게 해야 하나요?" 얼마 전까지 저 역시 자주 검색하던 질문입니다. 처음에는 필요성을 크게 느끼지 못했으나, 쌓이는 자료들을 정리하다 보니 어느새 저만의 방식이 생겼습니다. 특히 방대한 양의 보고서나 여러 페이지로 이루어진 문서를 다룰 때, 목차의 유무는 자료 활용성에 큰 영향을 미칩니다. 지난 봄, 중요한 계약서 검토를 위해 수백 페이지 분량의 PDF를 받았습니다. 그때 목차가 없는 것에 얼마나 답답함을 느꼈는지 모릅니다.

 




PDF에 목차 만드는 기본 원리

PDF 파일에서 목차를 추가하는 것은 생각보다 복잡하지 않습니다. 처음에는 전문 프로그램이 있어야만 가능한 줄 알았습니다. 하지만 몇 가지 도구를 활용하면 누구나 쉽게 직접 목차를 만들 수 있다는 것을 알게 되었습니다. PDF 목차의 핵심은 각 페이지의 제목이나 내용을 클릭했을 때 해당 페이지로 바로 이동하게 해주는 '하이퍼링크' 기능이라고 할 수 있습니다. 단순히 텍스트만 입력하는 것이 아니라, 문서 내의 특정 위치로 사용자를 안내하는 표지판 역할을 하는 것이죠. 실제로 이 작업을 여러 번 해보면서, 어떤 방식으로 접근해야 효율적인지 조금씩 감을 잡았습니다.

 

가장 일반적인 방법은 PDF 편집 프로그램을 이용하는 것입니다. 많은 분들이 어도비 아크로뱃(Adobe Acrobat)을 떠올리시겠지만, 사실 더 가볍고 로 사용할 수 있는 대안들도 존재합니다. 제가 직접 경험해본 바로는, 사용하는 프로그램의 인터페이스와 기능에 따라 작업의 편의성이 크게 달라졌습니다. 처음에는 기본적인 텍스트 입력 기능만 보고 접근했다가, 목차를 원하는 대로 배치하는 데 어려움을 겪기도 했습니다. 그래서 지금은 어떤 기능을 중점적으로 봐야 하는지 어느 정도 알게 되었습니다.

 

핵심은 '북마크' 기능입니다. 많은 PDF 편집 프로그램에서 제공하는 북마크 기능은 페이지별로 이름을 붙이고, 이를 나중에 목차처럼 활용할 수 있게 해줍니다. 마치 책갈피를 꽂아두는 것과 비슷하지만, 클릭 한 번으로 해당 페이지로 이동한다는 점이 가장 큰 차이점입니다. 처음에는 이 북마크 기능이 단순히 페이지를 표시하는 용도라고 생각했습니다. 하지만 이 북마크들을 트리 구조로 정리하면, 복잡한 보고서나 매뉴얼에서도 원하는 정보를 빠르게 찾을 수 있는 훌륭한 목차가 됩니다.

 

PDF 목차 추가, 직접 해보고 알게 된 점들

 

이런 기능들을 익히는 데 시간이 조금 걸리긴 했습니다. 주변에서도 PDF 문서를 공유할 때 목차가 없는 것을 보고 답답해하는 경우가 많았습니다. 그럴 때마다 제가 직접 만든 목차 PDF를 보여주며 이렇게 할 수 있다고 설명하곤 합니다. 경험을 통해 알게 된 사실은, 문서를 받는 사람의 입장에서 얼마나 편리하게 정보를 얻을 수 있는지가 중요하다는 것입니다. 그래서 저는 문서 작업 시 목차를 만드는 것을 이제는 당연한 과정으로 여기고 있습니다.

 

PDF 목차는 단순한 페이지 목록이 아니라, 사용자가 문서를 효과적으로 탐색하도록 돕는 중요한 길잡이입니다.




직접 해보니 알게 된 도구 활용법

PDF 편집이라고 하면 유료 프로그램을 먼저 떠올리기 쉽지만, 생각보다 로도 훌륭한 결과물을 만들 수 있는 도구들이 많습니다. 제가 가장 먼저 시도해본 프로그램은 특정 이름을 언급하기보다는, 온라인에서 ' PDF 편집기'라고 검색했을 때 나오는 여러 웹 기반 서비스들이었습니다. 이 도구들을 활용하면 별도의 프로그램 설치 없이 바로 PDF 파일에 목차를 추가할 수 있다는 장점이 있습니다. 처음에는 웹에서 작업하는 것이 불안하기도 했지만, 대부분의 서비스가 암호화된 연결을 지원해서 보안 측면에서도 크게 문제는 없었습니다.

 

이런 온라인 도구들을 사용하면서 제가 느낀 가장 큰 차이점은 '기능의 깊이'였습니다. 간단한 텍스트 삽입이나 페이지 순서 변경은 대부분 가능했지만, 체계적인 목차 구조를 만들기 위한 '계층형 북마크' 설정 같은 고급 기능은 지원하지 않는 경우가 많았습니다. 그래서 처음에는 단순한 페이지 링크만 여러 개 만들었는데, 이것만으로는 나중에 복잡한 문서를 관리하기 어렵다는 것을 깨달았습니다. 결국 몇몇 서비스를 사용해보다가, 좀 더 기능이 풍부한 다른 도구로 옮겨가야 했습니다.

 

특히 유용했던 것은, 일부 도구들이 '텍스트를 기준으로 자동 목차 생성' 기능을 제공한다는 점입니다. 예를 들어, 문서 내에서 특정 글꼴 크기나 굵기로 작성된 제목들을 인식해서 자동으로 북마크를 만들어주는 기능입니다. 이 기능을 활용하면 수십 페이지에 달하는 문서에서도 일일이 수작업으로 북마크를 추가하는 시간을 대폭 줄일 수 있습니다. 제가 올봄에 작업했던 두꺼운 보고서의 경우, 이 기능 덕분에 작업 시간을 절반 이상 단축할 수 있었습니다.

 

PDF 목차 추가, 직접 해보고 알게 된 점들

 

도구를 사용하면서 또 하나 알게 된 점은, 각 서비스마다 지원하는 파일 형식이나 내보내기 옵션이 다르다는 것입니다. 어떤 도구는 PDF/A 형식처럼 보존성이 중요한 파일에는 적용이 어렵다고 안내하기도 했습니다. 이런 부분을 미리 확인하지 않고 작업하면 나중에 예상치 못한 문제를 겪을 수 있습니다. 그래서 도구를 선택할 때는 단순히 ''라는 점 외에도, 본인이 만들고자 하는 PDF의 목적과 요구사항에 맞는 기능을 갖추고 있는지 꼼꼼히 확인하는 것이 중요하다고 생각합니다.

 

도구는 접근성이 좋지만, 기능의 깊이와 지원 범위를 확인하고 신중하게 선택해야 합니다.




실무에서 활용할 때 주의할 점

PDF 목차를 직접 추가하는 작업이 익숙해지면서, 이를 실무에 적용할 때 몇 가지 주의할 점들이 있다는 것을 경험했습니다. 가장 중요한 것은 '목차의 명확성'입니다. 목차의 항목명이 문서 내용을 제대로 반영하지 못하거나 너무 포괄적이어서 어떤 내용이 나올지 예상하기 어렵다면, 목차의 존재 의미가 퇴색될 수 있습니다. 저는 처음에는 대충 항목만 넣었는데, 나중에 실제로 목차를 이용하는 동료들이 혼란스러워하는 것을 보고 나서부터는 각 항목명을 좀 더 구체적이고 명확하게 작성하려고 노력하고 있습니다.

 

또한, 문서의 구조와 흐름을 미리 파악하는 것이 중요합니다. 단순히 페이지 순서대로 목차를 만드는 것이 아니라, 문서의 논리적인 흐름에 따라 상위 목차와 하위 목차를 구분해서 체계적으로 구성해야 합니다. 예를 들어, 보고서의 경우 '서론', '본론', '결론' 등으로 크게 나누고, 본론 안에서도 세부적인 주제별로 소제목을 만들어 목차에 반영하는 방식입니다. 이런 구조를 미리 생각하지 않고 목차를 만들면 나중에 수정하는 데 더 많은 시간과 노력이 듭니다. 저는 지난번 장기 프로젝트 보고서를 만들 때, 미리 구조를 잡지 않고 목차를 구성했다가 후반 작업에서 큰 어려움을 겪었던 경험이 있습니다.

 

파일 형식 호환성도 간과할 수 없습니다. 목차를 추가한 PDF 파일이 다른 사람에게 공유되었을 때, 사용하는 PDF 뷰어 프로그램에 따라 목차 기능이 제대로 작동하지 않는 경우가 간혹 있습니다. 특히 뷰어 프로그램의 경우, 유료 프로그램에서 지원하는 고급 목차 기능을 제대로 구현하지 못할 수 있습니다. 이런 부분을 완전히 통제하기는 어렵지만, 일반적으로 많이 사용되는 PDF 뷰어에서 문제가 없는지 미리 확인해 보는 것이 좋습니다. 주변 동료들이 주로 사용하는 뷰어 프로그램을 파악하고, 해당 프로그램에서 테스트해보는 것이 안전합니다.

 

PDF 목차 추가, 직접 해보고 알게 된 점들

 

마지막으로, 과도한 목차 항목은 오히려 독이 될 수 있습니다. 너무 세세하게 모든 페이지마다 목차를 만들면 오히려 목차를 보는 것 자체가 부담스러워지고, 필요한 정보를 찾는 데 방해가 될 수 있습니다. 일반적으로 문서를 전체적으로 조망할 수 있을 정도의 핵심적인 내용 위주로 목차를 구성하는 것이 효율적입니다. 이 역시 개인적인 경험과 주변의 피드백을 통해 얻은 노하우인데, 목차를 '친절한 내용'로 만들되 '복잡한 설명서'가 되지 않도록 균형을 잡는 것이 중요하다고 생각합니다.




목차 없는 PDF, 어떻게 수정해 봤나

처음에는 PDF에 목차 기능을 추가하는 것이 무척 복잡하고 기술적인 작업일 거라고 생각했어요. 하지만 여러 번 비슷한 상황을 겪다 보니, 의외로 간단한 방법들도 많다는 것을 알게 되었습니다. 특히 처음 PDF 파일을 만들 때 목차 기능을 고려하지 않았다면, 나중에 수정하는 것이 좀 더 까다로울 수 있죠. 예를 들어, 단순히 텍스트로만 된 PDF 문서라면, 각 페이지나 제목 부분을 텍스트로 인식하는 과정이 필요할 수 있습니다. 제가 재작년 하반기에 처음으로 목차 없는 PDF를 다룰 때, 일단은 PDF 뷰어 자체에서 제공하는 링크 기능을 사용해 볼까 했었는데, 이것으로는 제가 원하는 만큼의 체계적인 구성을 만들기 어려웠습니다. 그때 느낀 답답함이 오히려 더 좋은 방법을 찾아보게 된 계기가 되었습니다.

 

가장 먼저 시도해 본 방법은 PDF 편집 프로그램의 '책갈피' 기능을 활용하는 것이었습니다. 많은 PDF 뷰어에는 이미 이런 기능이 내장되어 있어, 문서의 특정 부분을 책갈피로 지정해 두면 나중에 쉽게 찾아갈 수 있도록 돕죠. 물론 이것은 정식적인 '목차'처럼 보이는 것은 아니지만, 사용자가 원하는 위치로 이동하는 데는 분명 효과적이었습니다. 저는 주로 보고서나 매뉴얼처럼 내용이 긴 문서를 정리할 때 이 책갈피 기능을 자주 활용하는 편입니다. 몇 년 전에 한 프로젝트에서 수백 페이지에 달하는 기술 문서를 정리해야 했는데, 이때 책갈피 기능이 없었다면 내용을 찾는 데만 해도 엄청난 시간이 걸렸을 거예요.

 

PDF 목차 추가, 직접 해보고 알게 된 점들

 

PDF 파일의 특성에 따라 적용 가능한 목차 추가 방식이 다를 수 있으므로, 사용 중인 프로그램이나 PDF 종류에 맞는 방법을 탐색하는 것이 중요합니다.




자동 생성 프로그램, 실제로 써보니 어땠나

책갈피 기능으로 어느 정도 만족감을 얻었지만, 좀 더 전문적이고 시각적으로 깔끔한 목차를 원했습니다. 그러다 PDF 편집 프로그램들 중 목차를 자동으로 생성해 주는 기능이 있다는 것을 알게 되었고, 이를 직접 사용해 보았습니다. 이러한 프로그램들은 보통 문서 내의 특정 스타일(예: 제목 1, 제목 2 등)을 인식하여 자동으로 목차를 만들어 주는 방식으로 작동합니다. 제가 처음 이 기능을 써봤던 것은 지난 연말이었는데, 기대했던 것보다 훨씬 간편하게 원하는 결과물을 얻을 수 있었습니다.

 

하지만 여기서 주의할 점이 있습니다. 이 자동 생성 기능은 PDF 문서가 처음부터 일관된 서식으로 작성되었을 때 가장 효과적입니다. 만약 문서의 제목 스타일이 제각각이거나, 텍스트가 이미지 형태로 포함된 경우라면 프로그램이 제대로 인식하지 못할 수도 있어요. 그래서 실제 작업할 때는 프로그램을 돌리기 전에 문서의 서식을 한 번 더 점검하는 과정이 필요했습니다. 또한, 특정 프로그램에서는 한글 폰트나 특수 문자를 제대로 인식하지 못해 목차 구성에 오류가 발생하는 경우도 경험했습니다. 관련 정보를 직접 찾아 비교해 보니, 이 부분은 프로그램의 업데이트나 지원 여부에 따라 달라질 수 있는 부분이라는 것을 알게 되었습니다.

 

사용했던 한 프로그램에서는 특정 스타일의 텍스트를 클릭하면 바로 '목차 항목으로 추가'와 같은 옵션이 뜨기도 했습니다. 이 방식은 수동으로 각 항목을 지정해야 하는 번거로움은 있지만, 좀 더 정교하게 목차를 구성하고 싶을 때 유용하더군요. 물론 이러한 기능을 제대로 사용하려면 해당 PDF 편집 프로그램에 대한 이해가 좀 필요할 수 있습니다.




어떤 경우에 어떤 방식을 선택하는 것이 좋을까

제가 경험해 본 바로는, PDF에 목차를 추가하는 방식은 여러 가지 상황에 따라 다르게 접근하는 것이 효율적이었습니다. 예를 들어, 문서의 양이 많지 않고 단순히 원하는 페이지로 빠르게 이동하고 싶다면, 내장된 '책갈피' 기능으로도 충분한 경우가 많습니다. 이 방법은 별도의 프로그램을 설치하거나 복잡한 설정을 할 필요가 없어 가장 간편하죠. 저는 가끔 개인적인 용도로 참고 자료를 정리할 때 주로 이 방식을 사용합니다.

 

하지만 보고서, 논문, 제안서 등 좀 더 체계적이고 전문적인 문서에서는 자동 생성 기능을 활용하는 것이 좋습니다. 특히 처음부터 표준화된 스타일로 문서를 작성했다면, 프로그램이 약 10~20%의 시간을 절약해 줄 수도 있습니다. 물론 이 과정에서 문서의 서식을 다시 한번 확인하고, 프로그램이 인식하지 못한 부분을 수동으로 수정하는 노력이 동반되어야 합니다. 제가 몇 달 전에 받았던 업무 관련 문서가 바로 그런 경우였는데, 원래 목차가 없었지만 프로그램을 사용해 빠르게 정리하여 납품할 수 있었습니다.

 

어떤 경우에는 PDF 파일이 텍스트로 구성되지 않고 이미지로만 이루어져 있을 수 있습니다. 이런 상황이라면 OCR(광학 문자 인식) 기능을 지원하는 전문 프로그램을 사용해야만 텍스트를 인식하고 목차를 추가하는 것이 가능합니다. 이러한 경우, 일반적인 PDF 편집 프로그램으로는 한계가 있을 수 있으며, 추가적인 솔루션이 필요할 수 있다는 점을 염두에 두어야 합니다. 이는 모든 PDF가 동일한 방식으로 접근할 수 없다는 것을 보여주는 좋은 예시입니다.

 

궁극적으로 가장 좋은 방법은 어떤 프로그램이나 기능을 사용하느냐보다, 문서의 목적과 예상되는 사용자의 편의성을 고려하여 적절한 방식을 선택하는 것이라고 생각합니다.




PDF 편집기, 무엇을 기준으로 골랐나

PDF 목차 추가 작업을 처음 시작할 때, 어떤 프로그램을 써야 할지 막막했습니다. 주변 지인 몇 명에게 물어보니 저마다 쓰는 프로그램이 달랐고, 각자의 장점을 이야기해주더군요. 하지만 실제로 사용해보지 않으면 피부로 와닿지 않는 부분이 많았습니다. 그래서 여러 프로그램을 직접 써보며 비교해봤습니다. 제 경우에는 가장 중요하게 생각했던 부분이 '사용 편의성'과 '목차 생성 방식의 다양성'이었습니다. 특히 초보자도 쉽게 따라 할 수 있는지, 그리고 목차를 단순 텍스트 나열이 아닌 좀 더 구조적으로 만들 수 있는지에 초점을 맞췄죠. 몇 달 전까지만 해도 특정 소프트웨어의 체험판을 사용하면서 몇 시간을 보내곤 했는데, 그때마다 느끼는 점은 각 프로그램마다 특성이 있다는 것입니다.

 

그 과정에서 발견한 점은, 생각보다 많은 PDF 편집기들이 목차 기능을 기본으로 제공하고 있다는 사실이었습니다. 하지만 어떤 프로그램은 별도의 플러그인을 설치해야 하거나, 유료 버전에서만 제공하는 경우도 있었습니다. 처음에는 모든 기능이 인 프로그램을 찾으려 했지만, 원하는 수준의 결과물을 얻기 어렵다는 것을 깨달았습니다. 결국 일정 부분은 비용을 투자해야 한다는 현실을 받아들이고, 몇 가지 후보군으로 압축했습니다. 당시에는 조금이라도 더 직관적으로 목차를 만들 수 있는 방식을 선호했고, 미리보기 기능이 잘 갖춰진 프로그램을 우선적으로 살펴보았습니다.

 

선택 기준 주요 고려사항
사용 편의성 초보자도 쉽게 목차를 생성하고 편집할 수 있는가
목차 생성 방식 단순 텍스트 나열 외 구조화, 자동 생성 지원 여부
기능 다양성 페이지 번호, 제목 레벨 설정, 미리보기 등 부가 기능
가격 및 라이선스 , 유료, 구독 모델별 장단점 비교

이러한 과정을 거치며 제게 맞는 편집기를 찾았습니다. 사실 제가 처음에 시도했던 방법은 여러 툴을 조합하는 것이었는데, 결과적으로 시간만 더 오래 걸렸습니다. 공식 안내 페이지에서 제공하는 정보를 살펴보면, 많은 경우 유료 솔루션이 제공하는 안정성과 편의성이 작업을 훨씬 수월하게 만든다는 점을 알 수 있습니다. 결국 본인이 어떤 수준의 결과물을 원하고, 작업에 어느 정도의 시간을 투자할 수 있는지에 따라 선택이 달라진다고 봅니다.




PDF에 목차를 넣는 세부 단계별 경험

직접 PDF에 목차를 추가해보니, 몇 가지 단계로 나누어 볼 수 있었습니다. 첫 번째는 기존 PDF 문서의 제목을 인식하거나, 혹은 새로운 제목을 지정하는 과정입니다. 제가 처음 사용했던 프로그램은 자동으로 제목을 잡아주는 기능이 약해서, 수동으로 제목 텍스트를 일일이 선택해주어야 했습니다. 약 50페이지 분량의 문서를 작업하는데도 꽤 시간이 걸렸죠. 반면, 이후에 사용해본 다른 프로그램에서는 텍스트의 서식(글꼴 크기, 굵기 등)을 기준으로 제목을 자동으로 인식하여 목차 항목으로 제안해주었습니다. 이 부분에서 프로그램별 편차가 크다는 것을 확실히 느꼈습니다.

 

다음 단계는 그렇게 인식된 제목들을 구조화하는 것입니다. 대제목, 중제목, 소제목 등으로 위계를 나누는 과정이죠. 처음에는 이 부분이 가장 어렵게 느껴졌습니다. 각 제목이 어떤 레벨에 속해야 하는지 판단하는 기준이 명확하지 않으면 혼란스러웠습니다. 예를 들어, 특정 섹션의 소제목이 다른 섹션의 대제목보다 더 크거나 굵게 표시될 수도 있기 때문입니다. 몇 번의 시행착오 끝에, 일관된 서식 규칙을 미리 정하고 그에 따라 작업하는 것이 중요하다는 것을 알게 되었습니다. 특히, 많은 자료를 참고해보니 공식 문서들은 보통 1단계부터 3단계 정도의 제목 레벨을 활용하는 경우가 많았습니다.

 

마지막으로, 생성된 목차를 PDF에 삽입하고 페이지 번호 등을 맞추는 작업이 남았습니다. 이때, 목차에 포함된 페이지 번호가 실제 PDF 문서의 페이지와 일치하는지 반드시 확인해야 합니다. 저도 처음에 이 부분을 간과했다가, 몇 번이고 목차를 다시 만들었던 경험이 있습니다. 어떤 프로그램들은 목차를 삽입할 때 자동으로 페이지를 업데이트해주기도 하지만, 그렇지 않은 경우도 있었습니다. 또한, 생성된 목차의 디자인이나 형식을 원하는 대로 수정할 수 있는지도 중요한 요소였습니다. 주변 동료들의 경험을 들어봐도, 자신에게 맞는 워크플로우를 구축하는 데에는 최소 몇 주간의 적응 기간이 필요하다고 합니다.




실제로 활용해보니 느낀 점들

PDF에 목차를 추가하는 작업을 몇 차례 반복하다 보니, 이 기능이 생각보다 유용하다는 것을 여러 면에서 체감했습니다. 처음에는 단순히 문서를 보기 좋게 만들기 위한 수단이라고 생각했는데, 막상 만들어놓고 보니 문서의 전체 구조를 파악하는 데에도 큰 도움이 되었습니다. 특히 수십 페이지가 넘는 보고서나 매뉴얼을 볼 때, 목차를 통해 원하는 정보가 어느 부분에 있는지 빠르게 짚어낼 수 있었습니다. 이전에는 특정 내용을 찾기 위해 스크롤을 계속 내려야 했지만, 이제는 클릭 몇 번으로 해당 페이지로 이동할 수 있으니 시간 절약은 물론이고 집중력 유지에도 긍정적인 영향을 주었습니다.

 

제가 여러 프로그램을 비교하며 직접 사용해본 결과, 상당수의 PDF 편집기들이 최신 버전에서는 PDF/A와 같은 표준 규격을 준수하는 옵션을 제공하는 것을 확인했습니다. 이는 문서의 장기적인 보존성을 높이는 데 중요한 부분이라고 생각합니다. 또한, 제가 처음에 간과했던 부분인데, 생성된 목차가 다른 PDF 뷰어에서도 제대로 인식되는지가 중요했습니다. 모든 PDF 뷰어가 동일한 방식으로 목차 정보를 처리하는 것은 아니었기 때문입니다. 예를 들어, 어떤 뷰어에서는 목차를 클릭하면 바로 이동하지만, 다른 뷰어에서는 그렇지 않은 경우도 있었습니다. 이 부분은 KISA 보호나라와 같은 사이버 보안 관련 정보에서 문서 표준 준수에 대한 내용을 접하며 더욱 중요하게 인식하게 되었습니다.

 

정리하면, PDF에 목차를 추가하는 작업은 단순히 형식적인 절차를 넘어, 문서의 가치를 높이는 중요한 과정이라고 생각합니다. 본인이 어떤 목적으로 PDF를 활용하는지, 그리고 얼마나 효율적으로 문서를 관리하고 싶은지에 따라 적절한 도구와 방법을 선택하는 것이 중요합니다. 물론, 이 모든 과정은 2026년 4월 현재 기준으로 제가 직접 경험하고 정리한 내용들이므로, 최신 업데이트나 프로그램별 차이가 있을 수 있습니다. 그래서 새로운 도구를 사용하기 전에는 해당 소프트웨어의 공식 안내를 다시 한번 확인하는 것이 가장 안전한 방법일 것입니다.

 

PDF 목차 추가 작업은 생각보다 다양한 변수와 고려사항이 있음을 경험했습니다. 어떤 프로그램을 선택하느냐에 따라 작업의 난이도와 결과물의 품질이 달라지므로, 본인의 필요에 맞는 방법을 찾는 것이 핵심입니다.

 

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